El cafè és l'últim que organitzes i el primer que recorden
Inverteixes mesos en el venue, els ponents i el càtering. I llavors algú serveix cafè de termos en got de plàstic. Els teus convidats no diran res — però aquesta és la foto que s'enduen de la teva marca.
El cafè ocupa un lloc desproporcionat en la memòria d'un esdeveniment perquè coincideix amb els moments socials: l'arribada, la pausa, la sobretaula. És quan la gent conversa, fa networking i, sí, jutja els detalls. El 98% dels nostres clients repeteixen, i creiem que és exactament per això: el cafè és una palanca petita amb un efecte molt gran.
Aquesta guia recull el que hem après servint cafè en més de 500 esdeveniments — de reunions de 50 persones a fires com el Mobile World Congress — perquè puguis decidir amb criteri, contractis qui contractis.
Quants cafès calcular per assistent
És la primera pregunta de qualsevol pressupost i té resposta senzilla. Aquestes són les regles que fem servir per dimensionar un servei:
- Pausa única de mig matí o tarda: 1 cafè per assistent.
- Jornada completa (matí i tarda): entre 2 i 3 cafès per assistent.
- Coffee corner continu durant tot el dia: unes 3 consumicions per persona, repartides.
- Capacitat de servei: un barista prepara entre 60 i 80 cafès per hora; una estació en fira supera els 500 cafès al dia.
Un exemple pràctic: per a 200 assistents amb una pausa de 30-40 minuts, una sola estació es queda curta — toquen diverses estacions amb baristes en paral·lel perquè ningú perdi mitja pausa a la cua. En canvi, aquestes mateixes 200 persones amb un coffee corner obert tota la jornada s'atenen còmodament amb menys dispositiu, perquè el consum es reparteix.
Termos, màquina automàtica o barista professional?
Els tres formats existeixen perquè tots tres tenen el seu lloc. La clau és saber quin missatge envia cadascun:
- Termos i gerres: l'opció més econòmica i ràpida de muntar. Funciona per a reunions internes informals, però el cafè perd temperatura i qualitat en minuts, i la imatge és la que és.
- Màquina superautomàtica: resol volum sense personal. El cafè és correcte i constant, però pla: sense latte art, sense carta real i sense ningú que atengui el convidat. Encaixa com a servei de suport.
- Estació amb barista professional: cafè d'especialitat acabat de moldre, llet texturitzada al moment, latte art i una persona que dona conversa i ritme. És l'única opció de les tres que converteix la pausa en una experiència de la qual es parla.
La nostra recomanació honesta: si l'esdeveniment té convidats externs —clients, premsa, partners—, el barista s'amortitza sol. Si és intern i el pressupost estreny, una màquina en condicions supera sempre el termos.
Els formats de servei, explicats
Amb el volum clar, toca triar format. Els quatre habituals:
- Estació de cafè amb barista: el format complet. Ocupa uns 3×2 metres, es munta en uns 30 minuts i serveix tota la carta d'espresso amb latte art. És la base de coffee breaks premium, fires i presentacions.
- Coffee corner continu: l'estació oberta durant tota la jornada, en lloc de només a les pauses. Ideal per a congressos llargs i oficines: es converteix en el punt de trobada natural de l'esdeveniment.
- Carret de cafè: la versió mòbil i vistosa. Perfecte per a bodes i esdeveniments amb estètica cuidada, o quan el servei s'ha de moure per l'espai.
- Batch brew de reforç: cafè de filtre d'especialitat preparat en lots, per servir molt volum molt ràpid en pics concrets, com a complement de l'espresso.
El timing: quan servir el cafè
El millor servei de cafè mal programat es desaprofita. Tres moments funcionen gairebé sempre: l'arribada i el registre (trenca el gel i arrenca l'esdeveniment amb bona cara), la pausa de mig matí (el pic de consum real de qualsevol jornada) i la sobretaula, si hi ha dinar.
L'error clàssic és concentrar tot el servei al final, quan part dels assistents ja ha desconnectat — o programar la pausa de 15 minuts per a 300 persones amb una sola estació. El cafè necessita el mateix criteri que la resta de l'agenda: pensar en fluxos de gent, no només en horaris.
Un bon proveïdor et preguntarà per l'agenda abans de donar-te preu. Si no ho fa, sospita.
Requisits tècnics: menys del que et penses
Aquí les bones notícies: un servei de cafè professional ben plantejat gairebé no exigeix res al venue. El que nosaltres necessitem —i el que hauries de confirmar amb qualsevol proveïdor— és un endoll estàndard de 220V/16A i un espai d'uns 3×2 metres per estació.
La presa d'aigua no hauria de ser un requisit: els serveis seriosos treballen amb dipòsit propi, precisament per no dependre de la instal·lació de l'espai. I el muntatge ha de ser ràpid i net — el nostre són uns 30 minuts, sense obres ni instal·lacions.
L'únic que sí que convé gestionar amb antelació són els accessos: horaris de càrrega i descàrrega, ascensors o muntacàrregues i, en recintes firals, les acreditacions del personal.
Els 7 errors més comuns en contractar el cafè d'un esdeveniment
Els veiem repetir-se cada temporada. Si evites aquests set, vas per davant del 90% dels esdeveniments:
- Tractar el cafè com una partida més del càtering general, en lloc de com un servei amb entitat pròpia.
- Dimensionar per aforament total en lloc de per pics de consum: les cues neixen a la pausa de 30 minuts, no a la mitjana del dia.
- No confirmar els requisits tècnics (endoll, espai, accessos) fins a la setmana de l'esdeveniment.
- Oblidar les begudes vegetals i les opcions sense lactosa — avui són una petició segura, no una raresa.
- Contractar «cafè d'especialitat» sense preguntar qui el torra, quan i amb quina traçabilitat.
- Desaprofitar el cafè com a suport de marca: gots personalitzats, latte art amb logo o coffee printer costen poc més i multipliquen el record.
- Reservar tard: els bons proveïdors s'esgoten en temporada de fires i congressos. Amb 2-3 setmanes vas bé; per a esdeveniments grans, 1-2 mesos.
Checklist: 10 preguntes abans de demanar pressupost
Amb aquestes deu respostes, qualsevol proveïdor seriós pot donar-te una proposta tancada a la primera:
- Quants assistents tindrà l'esdeveniment i quina agenda seguirà?
- Necessites pauses puntuals (coffee break) o servei continu (coffee corner)?
- Quants cafès estimes? Regla ràpida: 1 per assistent i pausa, 2-3 per jornada completa.
- Quin espai hi ha disponible per a l'estació? Referència: uns 3×2 metres.
- Hi ha un endoll de 220V/16A a prop del punt de servei?
- Hi haurà assistents amb restriccions: begudes vegetals, sense lactosa, snacks vegans o sense gluten?
- Vols branding al servei: gots amb logo, latte art personalitzat, coffee printer?
- El venue exigeix acreditacions, assegurances o horaris de muntatge específics?
- L'esdeveniment és a Barcelona, Madrid o en una altra ciutat? La logística forma part del preu.
- Amb quanta antelació estàs? Ideal: 2-3 setmanes; esdeveniments grans o dates calentes, 1-2 mesos.
Si tens aquestes respostes a mà, el nostre formulari s'omple en 3 minuts — i la proposta t'arriba tancada en menys de 48 hores laborables.